Personalstöd

Start
/
Personalstöd
/
Stresshantering på jobbet

Stresshantering på jobbet

Med stresshantering förstås oftast sådant som medarbetare själva kan göra för att minska sin stressbelastning. Men minst lika viktigt – kanske viktigare – är att arbetsgivare arbetar för att förebygga att stress uppkommer. Detta blir tydligt om vi jämför med brandskydd: det viktigaste är inte att bra släckningsutrustning och utrymningsvägar utan att förebygga att bränder alls uppkommer.

Arbetsgivarens del i stresshantering

Stress är en ofrånkomlig respons på en upplevelse av att något viktigt är hotat. Det kan gälla allt från hot om att göra bort sig, att misslyckas, till att bli illa omtyckt eller att förlora jobbet. Arbetsgivaren kan på olika nivåer bidra till att minska möjligheten för medarbetare att uppleva denna typ av hot.

På en övergripande nivå kan arbetsgivaren arbeta stressförebyggande genom att exempelvis planera lokaler så att störningar av olika slag minskas. Varje gång en medarbetare som håller på med en komplex arbetsuppgift blir störd, exempelvis av en kollega som behöver hjälp, tappar vederbörande fokus på uppgiften.

För att kunna återuppta arbetet krävs att personen memorerar var arbetet avbröts för att kunna skifta fokus till kollegans behov. När sedan arbetet återupptas tar det en stund att sätta sig in i arbetsuppgiften igen. Varje sådant avbrott medför därför en produktivitetsminskning, och i många arbetsmiljöer kommer sådana störningar så frekvent att många under en hel arbetsdag inte känner sig – och inte heller är – fullt produktiva.

Den känslan av ineffektivitet som uppstår leder lätt till en hårdare ansträngning och stress. Krånglande teknik är ett annat exempel på en störning som har liknande effekt. Stress blir också det ofrånkomliga resultatet av brist på redundans i en organisation. Om arbetet organiseras och resurserna dimensioneras utan att beakta möjligheten till långvariga arbetstoppar, att medarbetare kan bli sjuka, etcetera, så innebär detta en förhöjd risk för stressproblematik.

Det som beskrivits här är dock delvis förenat med kostnader, och det finns därför i många organisationer ekonomiska ramar som begränsar vad som kan göras och inte. Men det finns också en hel del som går att göra utan att det är förenat med några direkta kostnader.

Chefens roll vid stress

Som chef finns mycket man kan göra för att förebygga stress hos medarbetarna. Om vi tänker på stress som en reaktion på ett upplevt hot, något som väldigt ofta hänger intimt samman med en känsla av att inte ha kontroll, blir det tydligt att information, kommunikation och feedback från närmaste chef är viktigt. När beslutsprocesser, bakgrunden till åtgärder, och så vidare är transparenta, när tydlig information ges om vad syftet är med till exempel ett beslut eller en förändring, så minskar utrymmet för medarbetare att spekulera kring detta.

När möjligheten att feltolka de verkliga orsakerna till ett beslut och vilka konsekvenser det kan få för den enskilde på detta vis begränsas, begränsas även möjligheten att uppleva till exempel ett beslut som hotfullt.

Feedback förebygger stress på jobbet

Regelbunden och tydlig feedback från chefen hjälper medarbetaren att avgöra när en arbetsuppgift är tillräckligt väl utförd, när det duger och är dags att avsluta. Detta är viktigt för alla, men är speciellt viktigt för självkritiska personer, personer med en perfektionistisk läggning eller sådana med det vi kallar en prestationsreglerad självkänsla, alla personer som kan ha en tendens att överarbeta och svårt att släppa en uppgift.

Detaljstyrning ökar stressen

Med utgångspunkten att stress hänger tätt samman med begränsade möjligheter, eller brist på egen kontroll, kommer chefens sätt att styra, leda och fördela arbetet att vara viktigt. Så långt som möjligt bör strävan vara att styra arbetet utifrån måluppfyllelse snarare än utifrån procedur. Om arbetet definieras utifrån tydliga mål, tids-, kvalitets- eller andra mål, har medarbetaren kontrollen över vissa aspekter, till exempel hur arbetet ska utföras för att nå målet, var arbetet ska utföras och när arbetet ska göras. Chefer som detaljstyr exempelvis hur arbetet ska göras, speciellt om detta görs utan samråd med den som göra det, minskar medarbetarens upplevelse av kontroll och därmed ökar också stressen.

Chefens förhållningssätt till arbetet sätter ribban för medarbetare

Chefens eget beteende i vardagen sätter också ribban, det blir en slags norm för hur man ska vara på en arbetsplats. Om chefen exempelvis skickar e-post till medarbetare utanför arbetstid, kanske på helger eller sent på kvällen, kan detta för många medarbetare uppfattas som en signal om att de också förväntas ha en dålig avgränsning mellan arbete och fritid. Detta kan i längden vara förödande eftersom möjligheten till återhämtning begränsas kraftigt. Samma sak blir det om chefen aldrig tar pauser, inte utnyttjar friskvårdstimmar, och så vidare.

Medarbetarens egen stresshantering

Du som är medarbetare, tror du dig bli bättre på att ha många bollar i luften? Du arbetar längre dagar, bokar in fler möten, uppdaterar dina sidor på Facebook, Twitter, Instagram och LinkedIn samtidigt som du pratar i telefon med en kund? Vi vet idag att vi människor inte blir bättre på att hantera stress genom multi-tasking. Tvärtom ökar det risken för stressrelaterade problem. När vi ständigt skiftar fokus mellan olika arbetsuppgifter är det en belastning, det leder till mental trötthet, vi tappar fokus och kapacitet. Ja, hjärnan kan faktiskt bli trött. Detta sätt att jobba, med många saker parallellt, är ineffektivt. Varje gång uppmärksamheten skiftar fokus tar det en liten stund att ”få upp farten”. Detta gör att vi blir ineffektiva, kvaliteten på det som görs riskerar att bli sämre, och om kvaliteten ska bibehållas tar arbetet längre tid. Allt detta bidrar till en känsla av ineffektivitet som lätt leder till att man känner sig mer stressad och anstränger sig ännu hårdare.

Medveten närvaro kan minska stressen

En del av en fungerande stresshantering är därför att tillåta sig att fokusera på en sak i taget, och därmed få chansen att utföra uppgiften bra. När vi blir stressade blir vi sämre problemlösare och får svårare att hitta nya strategier. Istället tenderar vi att använda gamla invanda mönster och strategier trots att vi märker att dessa inte hjälper oss. Något som många upplever hjälper är medveten närvaro, fokus på en sak i taget och vila. Hjärnan behöver utrymme för återhämtning och vila. Men med vila menas inte att passivt ligga på soffan, utan genom omväxling, genom att få nya intryck. Något som kan hjälpa vid redan uppkommen stress är motion, att vara ute i naturen, att uppleva nya saker.

För att förebygga stress på arbetet kan du prova följande:

Växla, om möjligt, mellan mentalt krävande och praktiska arbetsuppgifter
Växla, om möjligt, arbetsuppgifter varje 1,5-2 timmar
Inför mikropauser för återhämtning, kort paus varje timme
Se till att använda vilorummet om ni har en sådan på arbetsplatsen
Ta en fikapaus med kollegorna
Ta en rask promenad på lunchen
Träna
Fokusera på en uppgift i taget
Begränsa så långt möjligt simultant arbete, så kallad multi-tasking, till exempel
- Avsätt bestämda tider för att gå igenom och svara på e-post
Eliminera störningar, exempelvis
- Stäng av ljudsignaler och preview på SMS och e-post
- Visa kollegor när du inte vill bli störd
Gör att-göra-listor
Prioritera, gärna med hjälp av chefen, det som är viktigast
Sätt upp tydliga mål tillsammans med chefen
- Dela upp övergripande mål i mindre mål som är genomförbara och mätbara
Gör åtskillnad på arbete och fritid, var ledig när du är ledig
Se till att du får tillräckligt med sömn
Motionera regelbundet, gärna utomhus så att du får frisk luft och dagsljus
Odla sunda relationer, undvik isolering

Fysisk aktivering och avslappning – delar av en god stresshantering

En viktig del i att hantera redan uppkommen stress är fysiologisk aktivering. Många med stressrelaterad problematik undviker såväl träning som avslappningsmetoder därför att de känns som ytterligare ett krav, men om man kommer över den tröskeln blir det med tiden ett självklart inslag i vardagen. En KBT-metod för avslappning är tillämpad avslappning (TA). Det är en progressiv avslappningsmetod som till en början lär den stressade att slappna av i olika muskelgrupper på 15-20 min. Detta är grunden, målet är att själv kunna reducera oro och stress på mindre en än minut. Om detta upprepas regelbundet kommer den allmänna anspänningsnivån i kroppen att minska, vilket reducerar och förebygger stressymptom. Tillämpad avslappning ökar kontrollen över stressreaktioner, vilket leder till en ökad känsla av förbättrad hälsa. Även prestationer kan öka med regelbunden användning av tillämpad avslappning.

Öva på din andningsteknik

En viktig komponent i avslappningen är att andas korrekt. De flesta med stressbesvär andas alltför ytligt och tömmer inte lungorna på luft. Förenklat kan man säga att vi egentligen skulle behöva andas ut mer än vi andas in. Genom att andas ut all luft ökar vi också förutsättningen för att andas in korrekt. Dessutom ska all inandning ske genom näsan, medan vi kan andas ut genom munnen och/eller näsan. Prova följande:

Sätt en hand på bröstet och en hand på magen
Andas ut all luft – magen ska sjunka ihop
När du andas in genom näsan ska magen arbeta, inte bröstet
Andas lugnt, du kan med fördel vänta en stund mellan utandning och inandning för att få en lugn andningsrytm
Ett riktmärke kan vara att utandningen ska ta 4 sekunder, och pausen mellan ut- och inandning kan vara ungefär lika lång. Inandningen behöver du inte fokusera på: den kommer automatiskt

Vi hjälper dig med personalstöd

Välkommen att kontakta oss för att diskutera hur vi kan hjälpa din arbetsplats med personalstöd.